Η προληπτική συντήρηση στο Εβραϊκό Μουσείο Ελλάδος ως μακροπρόθεσμη πολιτική διαχείρισης των συλλογών

Το τμήμα προληπτικής συντήρησης του Εβραϊκού Μουσείου της Ελλάδος ξεκίνησε τη λειτουργία του το 1994 στις παλαιές εγκαταστάσεις του Μουσείου, με τη διαμόρφωση των αποθηκευτικών και κάποιων από τους εκθεσιακούς χώρους. Το τμήμα στη συνέχεια, και εν όψει της μετακόμισης του ιδρύματος στις νέες του εγκαταστάσεις, ανέλαβε την απογραφή των αντικειμένων της συλλογής και την καταγραφή της κατάστασης διατήρησής τους, όπως και τον καθαρισμό και τη συσκευασία για την προστασία τους κατά τη μεταφορά. Τέλος, σχεδίασε και επέβλεψε τη βιολογική απολύμανση των αντικειμένων που ήταν κατασκευασμένα από οργανικά υλικά, πριν αυτά εγκατασταθούν στις νέες τους θέσεις.
Στο καινούριο κτίριο εκπονήθηκε ειδική μελέτη για τον καθορισμό της πολιτικής προστασίας της συλλογής στους αποθηκευτικούς χώρους του Μουσείου, καθώς και των διαδικασιών πρόσβασης και χειρισμού των αντικειμένων.
Διαμορφώθηκε στο υπόγειο επίπεδο ένας στεγανός, μονωμένος χώρος με αυτόνομο κύκλωμα κλιματισμού, που περιλαμβάνει τρεις αποθηκευτικούς χώρους διαφορετικών διαστάσεων, έναν προθάλαμο και ένα ακόμη δωμάτιο που χρησιμοποιείται για την υποδοχή και τη διαχείριση των αντικειμένων. Με αυτό τον τρόπο έγινε δυνατή η διάκριση της συλλογής σε κατηγορίες ανάλογα με το είδος και το υλικό των αντικειμένων και η δημιουργία χώρων σχετικών δραστηριοτήτων σε άμεση επικοινωνία με τις αποθήκες.
Στον σχεδιασμό των αποθηκευτικών χώρων και συστημάτων έπαιξε, όπως πάντοτε, ρόλο και η πολιτική του μουσείου στην έκθεση, την εκπαίδευση και την έρευνα. Για αυτόν το λόγο δόθηκε έμφαση στην προσβασιμότητα των αντικειμένων της συλλογής. Έπρεπε τέλος να υπολογιστεί και ο μελλοντικός εμπλουτισμός της συλλογής.
Η αποθηκευμένη συλλογή διαχωρίστηκε ανάλογα με το υλικό κατασκευής των αντικειμένων, σε τρεις διαφορετικούς χώρους, ώστε να διασφαλιστούν οι κατάλληλες περιβαλλοντικές συνθήκες κατά περίπτωση.
Τα αποθηκευμένα αντικείμενα της συλλογής έχουν κατανεμηθεί ως εξής:
 Χώρος I: Αντικείμενα κατασκευασμένα κυρίως από ανόργανα υλικά.
 Χώρος II: Αντικείμενα κατασκευασμένα κυρίως από οργανικά υλικά, εκτός από ύφασμα.
 Χώρος III: Υφάσματα, κοστούμια, γούνες και εξαρτήματα ενδυμασιών.
Οι χώροι αυτοί έχουν εξοπλιστεί με ειδικά διαμορφωμένα μεταλλικά έπιπλα αποθήκευσης, υψηλών προδιαγραφών, κατασκευασμένα στη Γερμανία. Ο διαχωρισμός του χώρου σε μικρά ξεχωριστά δωμάτια έθεσε περιορισμούς στην οργάνωση του χώρου. Η επίπλωση σχεδιάστηκε κατά παραγγελία έτσι ώστε να είναι εργονομική. Οι μονάδες αποθήκευσης είναι σταθερές, ανθεκτικές και με αρκετό βάθος ώστε να χωράνε μεγάλα αντικείμενα. Ανοίγουν σε όλο τους το βάθος έτσι ώστε να υπάρχει πρόσβαση σε όλα τα αντικείμενα. Κλείνουν ερμητικά και ασφαλίζουν με κλειδαριές, δεν επιτρέπουν στη σκόνη να εισχωρήσει αλλά επιτρέπουν τον αέρα να κυκλοφορεί ελεύθερα εντός τους.
Τα αντικείμενα μέσα στις μονάδες αποθήκευσης είναι κατανεμημένα είτε θεματικά είτε χρονολογικά είτε βάσει μεγέθους, ανάλογα με την περίπτωση. Για επιπλέον προστασία χρησιμοποιούνται ειδικά υλικά απαλλαγμένα από οξέα.
Οι αποθηκευτικοί χώροι διατηρούν όλο το εικοσιτετράωρο σταθερές περιβαλλοντικές συνθήκες, που ανταποκρίνονται στα κατάλληλα επίπεδα τιμών για τα συγκεκριμένα υλικά. Εκτός από τα κλιματιστικά σώματα που ρυθμίζουν τη θερμοκρασία και την υγρασία στους χώρους, χρησιμοποιούνται και αυτόνομοι αφυγραντές για επιπλέον έλεγχο της υγρασίας. Οι θερμοϋγρασιακές συνθήκες παρακολουθούνται με ηλεκτρονικούς μετρητές.
Υπάρχει επαρκής χώρος για τη μετακίνηση των αντικειμένων μέσα στους χώρους και τους διαδρόμους μεταξύ των αποθηκών, ενώ οι τρεις αποθηκευτικοί χώροι των συλλογών χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τον σκοπό αυτό. Όλα τα αντικείμενα διαθέτουν έναν μοναδικό αριθμό, ο οποίος αναγράφεται ευκρινώς πάνω στα υλικά συσκευασίας με ετικέτες με ειδικό μεταλλικό υπόστρωμα. Στις εισόδους των χώρων υπάρχουν τοπογραφικές λίστες με όλα τα περιεχόμενα αντικείμενα, που διευκολύνουν τον εντοπισμό τους. Τηρείται βιβλίο μετακινήσεων των αντικειμένων, ημερολόγιο εργασιών και αρχεία δελτίων συντήρησης και ελέγχων των περιβαλλοντικών συνθηκών.
Τέλος, η φροντίδα της εκτεθειμένης στο κοινό συλλογής γίνεται με περιοδικό έλεγχο των προθηκών, που αφορά τόσο την καλή κατάσταση των αντικειμένων, όσο και τη διατήρηση σε επιθυμητά επίπεδα των περιβαλλοντικών συνθηκών που επικρατούν μέσα σε αυτές. Το 2007 όλες οι προθήκες του εκθεσιακού χώρου έκλεισαν εκ περιτροπής για το κοινό προκειμένου να καθαριστούν και να ανανεωθούν.
Κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού των αποθηκευτικών χώρων και των εργαστηρίων είχε προβλεφθεί και η δημιουργία εργαστηρίου συστηματικής συντήρησης, παραπλεύρως των αποθηκών, με στόχο την άμεση πρόσβαση σε αυτές από τους υπεύθυνους συντηρητές.
Σε πρώτη φάση μετά την εγκατάσταση του τμήματος στο νέο κτήριο, αποφασίστηκε κοινή συναινέσει από το διοικητικό συμβούλιο, τη διευθύντρια και τους υπεύθυνους συντηρητές να δοθεί προτεραιότητα στην πρόληψη και τη σωστή διαφύλαξη και ο χώρος αυτός να λειτουργήσει ως χώρος υποδοχής και καταγραφής των αντικειμένων και παράλληλα ως χώρος διαχείρισης και προληπτικής συντήρησης της αποθηκευμένης συλλογής.
Επίσης, αποφασίστηκε οι περιπτώσεις που είχαν άμεση ανάγκη συστηματικής συντήρησης και κυρίως οι περιπτώσεις αντικειμένων που επρόκειτο να συμμετέχουν σε περιοδικές εκθέσεις, εντός ή εκτός των εγκαταστάσεων του Μουσείου, να αναλαμβάνονται από εξειδικευμένους εξωτερικούς συνεργάτες στα ιδιωτικά τους εργαστήρια.
Με τη συμπλήρωση δέκα ετών λειτουργίας του νέου μουσείου και των αποθηκευτικών χώρων η μέθοδος αυτή της προληπτικής συντήρησης της συλλογής αξιολογήθηκε άτυπα και διαπιστώθηκε από τους υπεύθυνους ότι το σύστημα αυτό διαχείρισης είχε πολύ καλά αποτελέσματα, καλύτερα από το αναμενόμενο. Οι επανειλημμένοι έλεγχοι απέδειξαν ότι η αποθηκευμένη συλλογή διατηρείται σε σταθερή κατάσταση και προστατεύεται αποτελεσματικά. Η θέση κάθε αντικειμένου είναι σαφής και καταγεγραμμένη ενώ τα περισσότερα από τα αντικείμενα έχουν εύκολη πρόσβαση.
Το οικονομικό κόστος για τον εξοπλισμό και την ομαλή λειτουργία ενός εργαστηρίου συστηματικής συντήρησης καθώς και το κόστος για έναν συντηρητή πλήρους απασχόλησης θα ήταν πολύ μεγάλο για τον προϋπολογισμό ενός μικρού μουσείου. Επιπροσθέτως εφόσον πρόκειται για μια εθνογραφική συλλογή με μεγάλη ποικιλία υλικών (π.χ χαρτί, δέρμα, μέταλλα, ακόμα και σύγχρονα υλικά όπως πλαστικό), η συντήρηση θα γινόταν επιλεκτικά, σύμφωνα με τις γνώσεις και την εξειδίκευση του συντηρητή.
Το οικονομικό κόστος δημιουργίας των αποθηκευτικών και των βοηθητικών χώρων μπορεί να ήταν πολύ μεγάλο για ένα μικρό μουσείο σαν το ΕΜΕ αλλά το κόστος συντήρησης και λειτουργίας του συστήματος, όπως αυτό υφίσταται, είναι μικρό και προβλέψιμο. Ακόμα, ένας συντηρητής σε βάση μερικής απασχόλησης μπορεί να διαχειριστεί επαρκώς την αποθηκευμένη συλλογή.
Έτσι αποφασίστηκε η πρώτη αυτή φάση της εφαρμογής της συντήρησης εντός των εγκαταστάσεων, σε καθαρά προληπτική βάση, να επεκταθεί επ’ αόριστον. Για τις περιπτώσεις μικρών μουσείων, με εξίσου μικρό προϋπολογισμό και συλλογές σε σχετικά καλή κατάσταση διατήρησης η προληπτική συντήρηση, ως πάγια πολιτική προστασίας των συλλογών, είναι μια εφικτή λύση.

Κείμενο: Μαίρη Καπότση
Επιμέλεια , Μετάφραση: Ζανέτ Μπαττίνου
Φωτογραφίες-Σχέδια: Εβραϊκό Μουσείο Ελλάδος, Μαίρη Καπότση, Αριστοτέλης Σακελλαρίου
Για το Εβραϊκό Μουσείο Ελλάδας

Preventive conservation at the Jewish Museum of Greece as a long-term collection management policy

The Department’s first task was to re-organize the storage areas and some of the displays in the Museum’s former premises in 1994. In anticipation of the museum’s move to its new premises, the department then undertook to compile an inventory of all the artefacts of the collection and to record their state of condition. It was also responsible for their cleaning and protective packaging for the move. Finally, the department planned and supervised the biological decontamination of items made of organic materials before they were installed in their new home.
In the new premises, the department designed how the space available for storage should be organised to ensure the safe storage of all the artefacts not on display. It also drafted a protection policy, working out procedures for handling the items and providing access to them.
Α sealed, insulated area with its own air-conditioning system was created in the basement. It was decided to partition the area into three storage rooms of varying size, plus one bigger room for the conservation laboratory and an ante-chamber that would be used for the reception and management of the collection items. This made it possible to separate the items in the collection according to type and material, and to create areas for related activities that communicate directly with the storage spaces.
The Museum’s policies regarding exhibitions, education and research, played a prominent role in the design of the storage spaces and systems. It was for that reason that special attention was paid to making the collection accessible. Furthermore, care had to be taken for the future expansion of the collection.
As mentioned before the stored artifacts were placed in the three separate rooms according to the material they are made of, thus ensuring that each item is stored in the conditions best suited for its conservation.
The items in storage have been classified as follows:
• Room I: Items made mainly of inorganic material.
• Room II: Items, other than textiles, made mainly of organic material.
• Room III: Textiles, garments, furs and accessories.
The rooms are equipped with high quality, specially designed metal storage units of German manufacture. Opting for three small, separate rooms instead of a large unified area made organising the space rather complicated. The furniture had to be custom made in order to meet our needs. The storage units are all firm, dust proof, durable and deep enough to accommodate the full length of large items. They were designed to make the best use of the space available. The cabinets and drawers open in a way that poses no risk to the items stored inside, and all items are safely accessible. All the cabinets are fitted with locks and close securely, yet allow air to circulate freely inside.
The artifacts in storage are arranged by subject, date or size, as the case requires. As an additional precaution and for storing small items, special acid-free materials are used.
Environmental conditions in each storage room are adjusted according to the items in it and are maintained round the clock. In addition to the air-conditioners that regulate temperature and humidity in the rooms, independently controlled de-humidifiers are used to provide more control over humidity. The temperature and humidity are monitored electronically.
All three storage rooms are used exclusively for housing the artefacts of the museum’s collection. Each item is given a unique number, displayed clearly on the packaging material on labels with a special metal coating. At the entrance of each room there is a topographical list of all the items within, making them easier to locate. There is adequate room to move objects around in the storage rooms and along the corridors between them. Records are kept of the movement of items, as well as logs of work carried out, while inspection and maintenance cards of the environmental conditions are kept on file.
And finally, inspections of display cases are made on a regular basis, to ensure not only that the items on display are in good condition, but also that the surroundings inside the display cases meet desired standards. In 2007 the display cases in the exhibition were closed to the public one by one, in order to be cleaned and renewed.
The costly custom made, top of the line furniture led management to cut back the budget for the conservation laboratory that was planned to function at the basement. Therefore it was jointly decided by the board of directors, the director of the museum and the conservation department that, at the time, priority should be given to prevention and proper storage and that the room for the conservation lab should be used instead as a reception area, where objects would be recorded, and as an area for the management and preventive conservation of the stored collection. It was also decided that in cases where systematic conservation was required immediately, especially when objects were to be used in periodic exhibitions in the Museum or elsewhere, the work should be carried out by specialised independent conservators in their privately οwned workshops.
Αfter ten years of implementation, this system of management seems to have produced very good results, exceeding expectations. The monitoring devises for the temperature and the relative humidity, the insect traps and regular inspections by the conservator have shown that the collection in storage is being maintained in a stable condition and is effectively protected. The location of every object is easy to trace and most of them are easy to retrieve.
The financial cost of equipping and operating a systematic conservation laboratory and to occupy a full time conservator is prohibitively high for the budget of a small museum. Furthermore, the laboratory would have to conserve the collection only partially since it is an ethnographical collection, made of all kinds of materials, e.g. paper, leather, metal, even modern materials like plastic.
The initial cost of the storage rooms may seem too high for a small museum of limited means, such as the JMG, but the cost of operating and running the system in its present form is small and predictable. Additionally, a part time conservator can adequately manage the stored collection.
It has therefore been decided that the initial decision for conservation on the premises as a purely temporary measure should be extended indefinitely. Therefore, preventive conservation as a standard policy for the protection of the artefacts proved to be an efficient solution, and perfectly suited for a small museum with a limited budget and a multi-material collection in relatively good condition